1-Masraf talep formu
Masraf talep formu aşağıdaki resimde görüldüğü şekilde; masraf talebi ve beyan, güncel iletişim ve banka bilgileri, masraf listesi olmak üzere üç bölümden oluşmaktadır. Form aşağıdaki talimatlara göre doldurulmalı ve çıktı alınarak imzalanmalıdır. Öğrencilerin tüm masrafları için tek bir masraf talebi ve beyan formu doldurulmalıdır.
2-Masraf talebi ve beyan bölümü
2.1. Masraf talebi ve beyan bölümünde, adına öğrenim görülen kurum ve güncel öğrenim bilgileri sorulmaktadır. Adına öğrenim gördükleri kurum seçeneklerde yer almasa bile, bursları Ataşeliğimiz vasıtasıyla ya da doğrudan Bakanlığımızca aktarılan öğrenciler MEB seçeneğini işaretlemelidir.
2.2. Sağ alt tarafta yer alan ´...bu alana ad-soyad yazılacak ve imzalanacak...´ şeklindeki içerik silinerek, formu dolduranın adı-soyadı yazılmalı, çıktı alındıktan sonra bu kutucuğun sağ tarafı imzalanmalıdır.
2.3. Tarih bilgilerinin gün/ay/yıl formatında yazılması gerekmektedir.
3-Güncel iletişim ve banka bilgileri
3.1. Bu bölümde sorulan güncel iletişim bilgileri ile banka bilgileri, mutlaka doğru bir şekilde doldurulmalıdır. Gerektiğinde bu iletişim bilgileri kullanılacağından, bilgilerin güncel olması önem arz etmektedir.
3.2. Banka bilgileri girilirken, özellikle routing numarasının dokuz haneli olduğundan ve ACH işlemi için gerekli olan ABA numarası olduğundan emin olunmalıdır. Bu ayrıntıdan kaynaklı hatalar çokça yaşandığından, girilecek olan routing numarasının; ACH işlemi için gerekli olan ABA numarası olduğunun ilgili banka şubesinden teyit ettirilmesi önerilir.
3.3. Adlarına tahakkuk edecek masraf tutarının, burslarının yatırıldığı banka hesabına aktarılmasını isteyen ve bunu birinci bölümde belirten öğrencilerin, bu bölümde banka bilgisi girmelerine gerek yoktur.
4-Masraf listesi
4.1. Masraf listesi doldurulurken dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir. Öğrencilerimiz tarafından, genellikle onlarca sayfayla, hatta bazı durumlarda yüzlerce sayfayla ifade edilebilecek harcama belgesinin, herhangi bir düzenden yoksun olarak ödeme talebiyle Ataşeliğimize gönderilmesi, masraf taleplerinin incelenerek ödenmesi sürecinin, aşağıda belirtilen talimatlar doğrultusunda işletilmesini zorunlu kılmıştır. Bu talimatlara uygun olarak hazırlanmamış masraf talep formları ve ekindeki belgeler, incelenmeksizin iade edilmektedir
4.2. Formun bu bölümünün her bir satırında, öğrencilerin masraf taleplerine konu olabilecek yaklaşık 45 adet gider çeşidi sıralanmıştır. Bunların içinde bir de "Diğer: ..." seçeneği yer almaktadır. Sınıflandırmaya uymayan masraf girişlerinde, bu seçenek seçilmeli ve ne tür bir harcama olduğu satıra yazılmalıdır.
4.3. Masraf türleri; yolluklar, sağlık giderleri, sınav harcamaları, başvuru giderleri, vize masrafları, tez masrafı, seminer/toplantı/konferans katılım masrafları şeklinde gruplandırılmıştır.
4.4. Masraf türleri forma girilirken, öncelikle her bir harcama belgesi, yukarıda belirtilen harcama türlerine göre gruplandırılmalıdır. Bir numaralı satırdan başlanarak, belgeye dayalı her bir harcama kalemi için ayrı bir satıra giriş yapılmalıdır.
4.5. Şayet satırlar yetmezse, ikinci bir form kullanılmalıdır.
4.6. Giriş yapılırken, aynı gruba ait bağımsız fatura ve benzeri belgeli harcamaların, biri diğerini izleyen satırlarda yer alması önem arz etmektedir. Örneğin üç ayrı faturayla yapılan sağlık gideri kaydedilirken, bunlar 1, 2, 3 üncü satırlarda yer almalı, bunların arasına konferans gideri kaydedilmemelidir.
4.7. Giriş işlemi bittikten sonra formdan çıktı alınarak, adı-soyadı bilgisinin yer aldığı kutucuğun sağ tarafı öğrenci tarafından imzalanmalıdır.
4.8. Her bir satıra giriş yapıldıktan sonra, o satırdaki harcamaya esas olan fatura ve benzeri harcama belgelerinin sağ üst köşesine satır numarası yazılmalıdır. Örneğin; birinci satıra aşağıdaki örnekteki gibi $60.00 tutarında muayene gideri girilmişse; sağlık gideri olduğu için, öncelikle örneği sitemizde yer alan ve ilgili doktora doldurtularak imzalatılmış sevk ve muayene formunun sağ üst köşesine 1/1, $60.00 lık muayene faturasının sağ üst köşesine 1/2, bu harcamaya ilişkin eğer varsa diğer kanıtlayıcı belgelere 1/3, 1/4, ... şeklinde numara verilerek forma eklenmelidir.
4.9. Forma eklenecek fiş, visa slibi, uçak biniş kartları gibi letter boyutlu kağıttan daha küçük harcama belgeleri; yapıştırıcı ile bir letter boyutlu kağıda yapıştırılmalı, bu kağıdın sağ üst köşesi numaralandırılmalıdır. Yapıştırma işlemi için "glue" denilen tür tercih edilmeli, selobant ve zımba kullanılmamalıdır. Aynı gruba dahil bu türlü küçük harcama belgeleri, aynı kağıda birden fazla olarak yapıştırılabilir. Bu takdirde yine her birine sıra numarası yazılmalıdır.
4.10. Örneğin doktora giderek fatura, fiş ve benzeri ödeme belgesi karşılığında $60.00 muayene ücreti ödeyen; sonrasında yine ayrı bir ödeme belgesi karşılığında $35.00 tahlil ücreti ödeyen, son olarak yine farklı bir ödeme belgesi karşılığında $150,00 ilaç parası ödeyen, bunun yanında katıldığı konferansın belgeye dayalı giderlerini talep edecek bir öğrenci, formun bu bölümünü doldururken, aşağıdaki resimde olduğu gibi, her bir ödeme belgesi için ayrı bir satırda masraf türü seçmelidir. Bu harcamaların her biri için forma eklenecek kanıtlayıcı belgelerin sağ üst köşesine satır numaraları yukarıda belirtildiği şekilde yazılmalıdır.
4.11. Sağlık harcamalarının ödenmesinde hasta sevk ve muayene formu zorunludur. Diş ve göz tedavilerinde de bu form aranmaktadır. Bu belge olmadan ilgili tebliğ gereğince sağlık ödemesi yapılamamaktadır. Bu nedenle muayeneye gidilmeden önce bu formdan çıktı alınarak ilgili yerleri doktora doldurtulup imzalatılmalı ve öğrenci tarafından çevirisi yapılarak imzalanmış şekilde sağlık harcaması grubunda yer alacak harcama belgelerinin başında forma eklenmelidir.
4.12. İlaç masraflarının ödenmesinde de ilaç reçetesi aranmaktadır.
4.13. Seminer/toplantı/konferans harcamalarında, daha önceden Ataşeliğimizce verilmiş izin yazısının bir örneği forma eklenmelidir. Bu faaliyetler için yapılan harcamaların tarihleriyle faaliyet tarihi uyumlu olmalıdır.
4.14. Bölgemize öğrenime gönderilen öğrencilerin yurt dışına ilk gidiş, bir öğrenim seviyesini bitirip diğer bir öğrenim seviyesine geçişte Türkiye´ye gidiş dönüş, öğrenim sonrası Türkiye´ye dönüş ekonomi sınıfı uçak bileti ücretleri Bakanlığımızca ödendiğinden Ataşeliğimizden talep edilmemelidir.
4.15. İlgili tebliğin 9 uncu maddesi kapsamında Türkiye´de yapılan tez çalışmasına dair gidiş-dönüş uçak bileti bedeli ile, Türkiyedeki tez çalışmalarına dair belgelendirilmiş yolculuk ve tez giderleri Bakanlığımızca ödendiğinden, Ataşeliğimizden talep edilmemelidir.
4.16. İlgili tebliğin 10/4 maddesi kapsamında tedavi için Türkiye´ye giden öğrencilerin ulaşım ve diğer sağlık harcamaları Bakanlığımızca karşılandığından, Ataşeliğimizden talep edilmemelidir.
4.17. Diş tedavilerinde kullanılan kıymetli madenler ve porselen, ilgili tebliğ uyarınca ödenmemektedir.
4.18. Okul ücretlerinin ödenmesinde, ilgili tebliğ gereği park ücreti, ulaşım ücreti, konaklama ücreti ile gecikme faizi ödenmemektedir.
Örnek masraf talep formu ve eklerini görmek için tıklayınız.
